Apprendre à créer un tableau croisé dynamique avec LibreOffice Calc

Tutoriel valable aussi avec Openffice

Voici un petit tutoriel pour apprendre à créer un tableau croisé dynamique avec LibreOffice Calc.

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I. Introduction

Le tableau croisé dynamique (TCD), encore appelé rapport de tableau croisé dynamique, est un excellent outil d'analyse et de synthèse de données. En effet, il permet de compiler, de regrouper et d'analyser des informations brutes préalablement recueillies. Le tableau est dynamique ; cela veut dire qu'il est possible d'y ajouter ou retirer des données et de modifier sa structure. Toute modification apportée sur les données sources est automatiquement prise en compte au niveau TCD après actualisation de ce dernier.

Le TCD, qui porte le nom de « table pilote » dans LibreOffice, est donc en mesure de traiter une multitude d'informations et sa présentation est fonction :

  • des champs ou colonnes à analyser ;
  • des regroupements à faire ;
  • et des formules prédéfinies à utiliser.

Dans ce tutoriel, je vais vous faire découvrir les différentes étapes de la création d'un TCD afin de vous permettre de réaliser les vôtres. Toutefois, il est essentiel de savoir ce que l'on veut obtenir avant de se lancer dans la création du TCD.

II. Prérequis

Pour réaliser un tableau croisé dynamique sous LibreOffice Calc, il est impératif de définir la source de données. Cette dernière peut se faire suivant trois méthodes :

  • soit à partir de la sélection active contenue dans la feuille de calcul utilisée ;
  • soit via les plages nommées ;
  • soit à partir d'une base de données externe qui aura été liée à LibreOffice.

Le tableau dans lequel les données sources sont enregistrées de façon brute pourrait être considéré comme une base de données, car les informations qui y sont consignées devront respecter un certain nombre de règles, notamment :

  • un titre pour chaque champ ou colonne. Les titres doivent être clairs et précis, car ils représenteront des identifiants dans le tableau croisé dynamique ;
  • les données d'un même champ doivent être de même nature ;
  • et les champs ou colonnes ne doivent contenir ni sous-totaux, ni filtres.

Dans ce tutoriel, les données sources servant de base à l'élaboration du TCD sont consignées dans une feuille de calcul.

III. Les différentes étapes de la création d'un TCD

La création d'un tableau croisé dynamique est rendue possible grâce à un assistant. Pour ce faire, il faut, dans notre cas, sélectionner le tableau source avant d'exécuter l'assistant prévu à cet effet. Il est aussi possible de procéder à cette sélection sans redéfinir les plages si, au préalable, les cellules concernées avaient été nommées. Il convient de préciser que le tableau source doit être intégralement sélectionné, y compris les titres des colonnes.

Pour illustrer mes explications, je partirai de l'exemple ci-après.

Exemple :

soit la société X spécialisée dans la téléphonie. Durant le premier trimestre 2013, cette société a vendu des cartes de recharges à ses clients et les produits tirés de ses ventes sont récapitulés dans le tableau ci-après :

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  • R1.000 désigne les recharges de 1 000 FCFA ;
  • R2.000 désigne les recharges de 2 000 FCFA ;
  • R5.000 désigne les recharges de 5 000 FCFA ;
  • R10.000 désigne les recharges de 10 000 FCFA ;
  • et R25.000 désigne les recharges de 25 000 FCFA.

Le PDG de la société souhaite obtenir, sous forme de synthèse, l'état récapitulatif du chiffre d'affaires réalisé avec chaque client et pour chaque type de recharge.

IV. Identification des données sources et exécution de l'assistant de création du TCD

Avant d'exécuter l'assistant, nous sélectionnons d'abord le tableau source des données tout en y incluant les noms des champs. Toutefois, si les cellules ont été nommées, la sélection décrite précédemment devient inutile.

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Après avoir sélectionné le tableau source, nous procédons à l'exécution de l'assistant de création d'un tableau croisé dynamique à partir de la barre d'outils de LibreOffice Calc.

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Après cette étape, une fenêtre apparaît, ce qui nous permettra de définir la source des données.

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L'exploitation de la fenêtre ci-dessus montre que c'est la sélection précédemment effectuée qui est proposée par défaut. Donc il s'agira pour nous de cliquer directement sur le bouton « OK. ». Par la suite, une nouvelle fenêtre permettant de définir la structure de notre TCD s'affiche à l'écran.

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L'exploitation du tableau ci-dessus montre que les noms des champs ou colonnes sont affichés sous forme de boutons, c'est pour cela qu'il est important de bien les nommer au départ. Le tableau est aussi composé de quatre zones présentées comme suit :

  • la zone « Champs de la page » : permettra d'effectuer un filtre du tableau suivant les critères correspondant aux champs insérés dans ladite zone. Toutefois, il est possible d'effectuer des filtres sur les champs figurant dans les autres zones ;
    Dans notre exemple, lorsque nous plaçons le bouton « mois » dans cette zone et que nous cochons uniquement le mois de janvier, un TCD avec uniquement les ventes réalisées sur le mois de janvier apparaît ;
  • la zone « Champs de colonne » : cette dernière fera apparaître les titres des colonnes du tableau croisé dynamique et affichera pour colonne donnée les valeurs correspondantes ;

Dans notre exemple, si nous glissons le bouton « Clients » dans cette zone, nous obtenons comme « noms de colonnes » les noms des différents clients de la société, notamment Abdoulaye, Astou, Fabien et Philippe ;

  • la zone « Champs de ligne » : cette dernière fera apparaître les titres des lignes du tableau croisé dynamique, ces titres correspondront aux différentes valeurs de la colonne du tableau source ;
  • la zone « Champs de données » affichera le résultat attendu. Par défaut, si les données sont composées de chiffres, LibreOffice Calc procédera à une addition ; il est toutefois possible d'utiliser d'autres fonctions. Cela étant, pour modifier une fonction, il faut procéder comme suit :

- cliquer sur chaque champ de la zone « Champs de données »,

- cliquer sur le bouton « Options » situé à droite de la fenêtre,

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- et dans la boite de dialogue qui s'affiche à l'écran, nous choisissons la formule désirée avant de cliquer sur le bouton « OK ».

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Il convient de préciser que si les données sources sont de type « texte », le tableur affichera le nombre d'enregistrements ayant satisfait aux critères.

Afin de générer l'état souhaité, nous devrons procéder par des glisser-déposer ; en d'autres termes, il s'agira de glisser les champs dans la zone désirée. Dans notre exemple, nous souhaitons obtenir l'état récapitulatif du chiffre d'affaires réalisé avec chaque client et pour chaque type de recharge via l'outil création d'un TCD.

IV-A. Création du tableau croisé dynamique

Pour obtenir l'état récapitulatif du chiffre d'affaires cité plus haut, nous procéderons comme suit :

  • cliquer successivement sur les boutons « Periode » et « Dates » et les faire glisser dans la zone « Champs de la page ». Cette manipulation permettra de filtrer le résultat obtenu en fonction des périodes ou des dates qu'on aura choisies ;
  • cliquer sur le bouton « Clients » et le déposer dans la zone « Champs de colonne » ;
  • glisser un à un et successivement les boutons « R1.000 », « R2.000 », « R5.000 », « R10.000 » et « R20.000 » dans la zone « Champs de données ».

Les opérations relatives au glisser-déposer que nous venons d'effectuer sont schématisées comme suit :

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La configuration du TCD étant finie, nous faisons un clic sur le bouton « OK » et automatiquement le tableur génère un rapport de tableau croisé dynamique présentant la situation du chiffre d'affaires par type de produit et par client sur le premier trimestre de l'année 2013. L'état ainsi obtenu se présente comme suit :

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IV-B. Effectuer des filtres sur les données du tableau croisé dynamique

  • Filtre sur la période

À partir du résultat obtenu, il est possible de filtrer le tableau croisé dynamique soit par « Periode », soit par « DATES ». En effet, le tableur affiche par défaut le chiffre d'affaires globalement réalisé sur le premier trimestre 2013.

Toutefois, nous avons la possibilité de filtrer les données en fonction de la période souhaitée. Pour illustrer cet état de fait, nous allons filtrer le tableau de façon à ne voir que le chiffre d'affaires réalisé sur le mois de mars. Pour ce faire, à partir du tableau initial, nous faisons un clic sur la flèche se trouvant à côté du champ « Periode ». Sur la liste déroulante qui s'affiche, toutes les cases relatives aux périodes doivent être désactivées à l'exception de celui du mois pour lequel nous souhaitons afficher les informations, dans notre cas le mois de mars.

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Après un clic sur « OK », nous obtenons le résultat ci-après. L'on peut noter que le sélecteur change de couleur avec un point, cela indique qu'un filtre est actif sur ce paramètre (voir image ci-dessous) :

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  • Filtre sur le Client

Il est aussi possible de filtrer sur le client de façon à ne faire apparaître que le chiffre d'affaires réalisé avec un client donné. À titre d'exemple, nous allons faire apparaître le chiffre d'affaires réalisé sur le mois de Mars avec le client Fabien. La procédure est la suivante :

À partir du TCD initialement obtenu, nous cliquons sur la flèche qui se trouve à côté du bouton « Clients » et sur la liste déroulante, nous décochons tous les clients à l'exception de Fabien.

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Après validation de la sélection, nous obtenons le résultat ci-après présentant le chiffre d'affaires réalisé sur le mois de mars avec le client Fabien :

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V. Modification des données sources et mise à jour du tableau croisé dynamique

Le tableau croisé dynamique finalement obtenu doit faire l'objet d'une mise à jour si une quelconque modification est faite au niveau des données sources. Cette mise à jour est réalisée en faisant un clic droit sur le tableau croisé dynamique puis, sur la fenêtre qui s'affiche, en cliquant sur « actualiser ».

Exemple de modification : après création du TCD, nous nous sommes rendu compte que les données du mois de janvier figurant dans la table source étaient erronées et qu'il fallait prendre les éléments ci-après :

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Afin d'actualiser le TCD initialement créé, il faudra d'abord mettre à jour les données de la table source. Une fois le tableau source actualisé, nous faisons un clic droit sur le TCD et sur la fenêtre qui s'affiche, on choisit « Actualiser ».

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Après l'actualisation, nous obtenons le TCD mis à jour suivant :

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En cas de suppression ou d'ajout d'un nouveau champ, il faudra indiquer au tableur la nouvelle plage à prendre en compte afin de mettre à jour le TCD. Pour ce faire, il faudra procéder comme suit :

  • après suppression d'un champ (dans notre cas, nous supprimons le champ R25.000 qui se trouve dans la colonne H du tableau source), nous positionnons la souris sur le TCD et effectuons un clic droit ;
  • sur la fenêtre qui s'affiche, nous choisirons l'option « Éditer la mise en page » ;

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  • sur l'assistant initial de création qui s'affiche, nous faisons un clic sur « Plus » et effaçons la présente sélection relative à l'ancienne plage. À la suite de cela, il nous faudra cliquer sur le bouton « Réduire » qui se trouve à droite de la sélection effacée ; cela nous permettra de définir la nouvelle plage des données sources :

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  • après définition de la nouvelle plage, il faudra cliquer sur le bouton « Entrer » de notre clavier et procéder à la fermeture de la fenêtre en cliquant sur le bouton « Ok ». La nouvelle zone est ainsi automatiquement prise en compte, comme le montre la figure ci-dessous :

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  • il faut ensuite se positionner sur le TCD initial et, comme décrit plus haut, faire un clic droit pour ensuite choisir « Actualiser ». Nous obtenons ainsi le TCD mis à jour ci-après :
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VI. Remerciements

  • Je tiens à remercier :
    - toute l'équipe de Developpez.com pour la qualité du site ;
    - zoom61 pour sa relecture technique et ses conseils avisés ;
    - ced, jacques_jean et f-leb pour la relecture orthographique.

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