Apprendre à utiliser le formatage conditionnel sous LibreOffice Calc

Réaliser un formatage conditionnel équivaut à appliquer un style aux cellules qui répondent à une ou plusieurs conditions définies. Les styles à appliquer sont le résultat d'une fonction ou bien du contenu d'une ou plusieurs cellules.

Par défaut, LibreOffice Calc donne aux utilisateurs la possibilité d'appliquer un format conditionnel selon trois conditions au maximum.

Ainsi, un format est affecté selon l'ordre des conditions établies à chaque fois que la valeur d'une cellule s'actualise.

L'ordre des conditions est important, car si la première condition est vraie, cela s'arrête.

Pour réaliser un formatage conditionnel sous LibreOffice Calc, il est recommandé de procéder d'abord à une définition des styles que l'on voudra appliquer. À titre d'exemple, nous pouvons donner le cas d'un arrière-plan de couleur jaune que l'on nommera « Jaune » ; la procédure est la suivante :

1. Cliquer sur « Format » et choisir « Styles et formatages » :

   

2. Dans la fenêtre dénommée « Styles et formatage » qui s'affiche, se positionner sur « Par défaut », faire un « clic droit » et choisir « Nouveau » :

   

3. Dans la nouvelle fenêtre, sous l'onglet « Gérer », renommer le nom par défaut en le remplaçant par le nom de notre style, ici « Jaune » :

   

4. Ensuite sous l'onglet « Arrière-plan », choisir la couleur « jaune » et cliquer sur « Ok » :

À la suite de cette étape, nous obtenons la fenêtre initiale « Styles et formatage » faisant

apparaître le nom du nouveau style que nous venons de créer, notamment « Jaune » :

Nous venons ainsi de créer un style à appliquer dans le cadre d'un formatage conditionnel. Renouvelez ces opérations autant de fois que vous aurez besoin de styles.

Pour la réalisation de vos styles, je vous invite aussi à lire le tutoriel : Créer ses propres styles

Après avoir défini notre propre style, nous pourrons passer à la procédure de formatage conditionnel. Cette dernière est réalisable soit selon une valeur, soit selon une formule que nous aurons définie. Elle pourra s'appliquer à une cellule ou à un groupe de cellules.

La commande permettant la réalisation d'une mise en forme conditionnelle est accessible à partir du menu « Format », « Formatage conditionnel » et « Condition » comme le montre la figure ci-après :

Il existe deux façons pour effectuer un formatage conditionnel selon une valeur :

• soit la valeur est fixée et saisie lors de la création du formatage conditionnel ;
• soit la valeur se trouve dans une cellule donnée et dès lors le formatage évolue dynamiquement en fonction des modifications de cette cellule par l'utilisateur.

II-A-1. Selon une valeur saisie▲

Partant de notre exemple, nous souhaitons mettre en évidence la situation des clients pour lesquels l'entreprise a réalisé un chiffre d'affaires égal à 200 000. Pour ce faire, la procédure à suivre est la suivante :

1. Sélectionner la plage des cellules pour lesquelles le formatage conditionnel sera appliqué ;
2. Lancer l'assistant de formatage conditionnel comme évoqué plus haut en cliquant sur le menu « Format », « Formatage conditionnel » et « Condition » ;

3. Sur l'écran qui s'affiche, effectuer les manipulations suivantes :

   3.2. Dans la troisième cellule, saisir la valeur de notre paramètre, dans notre cas 200 000 ,

   3.1. Sous « condition1 », cliquer sur la flèche se trouvant à droite de la cellule et choisir « La valeur de la cellule est ». Dans la cellule suivante, cliquer sur la flèche à droite et choisir « égal à »,

   3.3. À hauteur de la ligne « Appliquer le style », cliquer sur la flèche de la cellule de droite et choisir le style « Jaune » que nous avions précédemment défini. Après cette manipulation, nous obtenons la fenêtre suivante :

   

4. Sur la fenêtre ci-dessus, nous cliquons sur le bouton « OK » ; ce qui nous donne le tableau ci-après mettant en évidence les clients avec lesquels l'entreprise X a réalisé un chiffre d'affaires de FCFA 200 000 :

II-A-2. Selon la valeur d'une cellule▲

La méthode utilisée précédemment serait fastidieuse si la valeur de notre paramètre est appelée à changer constamment. En effet, en utilisant une telle méthode, nous serions obligés de recourir à l'assistant de formatage conditionnel à chaque changement de paramètre. Pour éviter cela, nous utiliserons une autre méthode qui consiste à saisir la valeur de notre paramètre dans une cellule en dehors de notre tableau source. Cette méthode, dénommée « Formatage conditionnel selon la valeur d'une cellule », est réalisable en effectuant la procédure suivante :

1. En partant de notre exemple, saisir dans la cellule « D2 » la valeur de notre paramètre qui est égal à 200 000 puis sélectionner la colonne dans laquelle le formatage sera appliqué notamment la colonne « Chiffre d'affaires 2013 ». Nous obtenons le tableau suivant :

   

2. Ouvrir l'assistant de formatage conditionnel en effectuant la procédure « Menu », « Formatage conditionnel » et « condition » ;

3. Sur l'écran qui s'affiche, effectuer les manipulations suivantes :
   3.1. Sous « condition1 », cliquer sur la flèche se trouvant à droite de la cellule et choisir « La valeur de la cellule est », dans la cellule suivante, cliquer sur la flèche à droite et choisir « égal à »,
   3.2. Se positionner dans la troisième cellule et cliquer sur la cellule « D2 » dans laquelle la valeur de notre paramètre a été saisie. Après cette manipulation, nous remarquons que le contenu de la troisième cellule a changé pour faire apparaître le nom de la feuille et la référence de la cellule « $Feuil2.$D$2 ».
   En même temps, nous constatons que Calc a automatiquement inséré les références absolues « $ » ;
   3.3. À hauteur de la ligne « Appliquer le style », cliquer sur la flèche de la cellule de droite et choisir le style « Jaune » que nous avions précédemment défini. Après cette manipulation, nous obtenons la fenêtre suivante :

   

4. Cliquer maintenant sur le bouton « OK » de la fenêtre ci-dessous pour obtenir le résultat attendu à savoir la mise en évidence des clients avec lesquels la société a réalisé un chiffre d'affaires de FCFA 200 000 :

La particularité de ce formatage résulte du fait qu'au niveau de l'assistant de formatage conditionnel, dans la cellule se trouvant sous « condition1 », il faut modifier le contenu par défaut et choisir « Formule est ». Cette modification est effectuée en cliquant sur la flèche qui se trouve à droite de la cellule.

Pour illustrer ce type de formatage, nous partirons de deux exemples.

Exemple 1 : pour ce dernier, nous considérons toujours notre exemple précédent à savoir le tableau récapitulant le chiffre d'affaires de la société X sur l'année 2013. Sur ce tableau, nous souhaitons mettre en évidence les clients avec lesquels la société a réalisé le même chiffre d'affaires. Pour ce faire, suivons la procédure suivante :

1. Créons d'abord un nouveau style dénommé « Rouge » qui nous permettra de mettre en gras et avec une police de couleur rouge les cellules répondant à notre critère de mise en forme conditionnelle (Je vous invite à suivre la procédure expliquée plus haut) ;
2. Sélectionner la plage dans laquelle le formatage conditionnel sera appliqué (C2:C25) ;
3. Ouvrir l'assistant de formatage conditionnel comme expliqué dans les exemples précédents ;
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, modifier le contenu par défaut de la cellule se trouvant sous « condition1 » et choisir « Formule est » ;
5. Dans la cellule suivante, saisir la formule ci-après :

NB.SI($C$2:$C$25;C2)>1

La formule ci-dessus que l'on retrouve dans la FAQ permet d'identifier les doublons dans une plage de cellules donnée.

Après cela, nous obtenons le tableau ci-après :

1. Cliquer enfin sur le bouton « OK » de la fenêtre ci-dessus afin d'obtenir le tableau mettant en évidence les clients pour lesquels la société a le même niveau de chiffre d'affaires :

Exemple 2 : soit la société X spécialisé dans la production de matériels informatiques. Les produits et les charges relatives sont récapitulés dans le tableau ci-après pour chaque trimestre :

Dans cet exemple, je vais vous décrire la procédure à suivre afin d'alterner une couleur sur les lignes d'un tableau ou plage de cellules à partir de la suite LibreOffice Calc. Cela se fera toutes les deux lignes.

Nous souhaitons mettre une couleur « rose » sur toutes les lignes de « produits » ; les lignes de charges conserveront la couleur blanche. Pour ce faire, nous suivrons la procédure ci-après :

1. Sélectionner intégralement le tableau qui va de la cellule A1 à la cellule E11 :

   

2. Sur la barre des menus, faire un clic sur « Format » et choisir « Formatage Conditionnel » ; sur la liste déroulante qui s'affiche, choisir « Condition » :

   

3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nous effectuerons les manipulations suivantes :
   sous l'onglet « condition1 », cliquer sur la flèche du menu déroulant et choisir « la formule est » ;

4. Ensuite, dans le rectangle situé à droite, il faut saisir la fonction suivante :

    

   Sélectionnez

   MOD(ligne();2)=0

5. Sous la cellule contenant la formule précédemment saisie, cliquer sur la flèche du menu déroulant et choisir « Nouveau style » ; automatiquement après, une autre fenêtre dans laquelle nous choisirons la couleur voulue apparaît. Sur cette dernière, cliquer sur l'onglet « Arrière-plan » et choisir la couleur rose comme montré sur l'image ci-après :

   

6. sur l'image ci-dessus, nous faisons un clic sur « OK » et nous obtenons la fenêtre suivante :

   

7. Sur la fenêtre ci-dessus, cliquons sur « OK » ; nous obtenons le résultat ci-après :